LATUNING
Постановка задач в Битрикс 24
Специалист дистанционного обучения
Регина Бабкина
В прошлом курсе ты узнал(а), что через чаты можно ставить задачи.
А что такое задача? Какие формы задач есть в нашей организации и как правильно их составить? Всю эту информацию ты найдешь в этом курсе. Не теряй времени - приступай к изучению!"
А что такое задача? Какие формы задач есть в нашей организации и как правильно их составить? Всю эту информацию ты найдешь в этом курсе. Не теряй времени - приступай к изучению!"
"Привет!
НАЧАТЬ!
Задача — это проблемная ситуация, требующая разрешения в течении конкретных сроков с применением имеющихся средств и четкой, заранее заданной целью.
Вертикальна линия, отражающая иерархию подчинённости, в которой власть и полномочия возрастают по мере движения вверх. По этой линии сверху вниз идут приказы и распоряжения, а снизу вверх – отчеты и запросы на нестандартные действия.
Горизонтальная линия, на которой каждый человек имеет примерно одинаковый статус. Все основные действия в компании должны проходить на горизонтальных линиях.
Линия управления
Линия коммуникации
Существует два типа линий задач:
Как думаешь, всегда ли руководитель общается с подчиненными по линии управления?
| Ответить |
выбери вариант ответа
| Дальше |
| Проверить |
| Показать комментарий |
Не Верно :(
Для получения какой-то информации он может обратиться к подчиненному напрямую. Например, руководитель департамента персонала может обратиться к кадровику (своему подчиненному) для оформления отпуска. При этом никакие приказы и распоряжения он не отдает, так как в функционал этого отдела входит оформление кадровых документов. Таким образом, это не линия управления.
| Пройти еще раз |
Верно!
Для получения какой-то информации он может обратиться к подчиненному напрямую. Например, руководитель департамента персонала может обратиться к кадровику (своему подчиненному) для оформления отпуска. При этом никакие приказы и распоряжения он не отдает, так как в функционал этого отдела входит оформление кадровых документов. Таким образом, это не линия управления.
| Пройти еще раз |
ВСЕ ПОНЯТНО. ПРОДОЛЖИТЬ ОБУЧЕНИЕ!
ФОРМЫ ЗАДАЧ
Листай вправо
ВНИМАНИЕ!
Если рабочие задачи (РЗ) или письменные разрешения (ПР) требуют дальнейшего согласования, то маршрут следующий:
Линия задач: СОТРУДНИК – РУКОВОДИТЕЛЬ – СЛЕДУЮЩИЕ ПОСТЫ.
Если рабочие задачи (РЗ) или письменные разрешения (ПР) требуют дальнейшего согласования, то маршрут следующий:
Линия задач: СОТРУДНИК – РУКОВОДИТЕЛЬ – СЛЕДУЮЩИЕ ПОСТЫ.
СТРУКТУРА ЗАДАЧ
Любая задача включает следующие пункты:
- 1Шапка задачи.
- 2Ситуация, в отношении которой составлен документ.
- 3Полные данные.
- 4Предлагаемое решение.
ПРАВИЛА РАБОТЫ С ЗАДАЧАМИ
Когда ты отвечаешь коллеге, необходимо предоставлять информацию строго по теме задачи. Это позволит быстрее завершать циклы действия.
Если для решения задачи необходимо несколько сотрудников, мы так же ставим одного ответственного, а второго сотрудника соисполнителем, при этом четко прописываем, что требуется от каждого из них.
Отвечайте на послания строго по делу, без вопросов и информации которая не имеет отношения к теме задачи. (Пример: Привет, как дела? Что делаешь? Я ухожу на обед)
Максимальный срок решения задачи – 3 рабочих дня, а обратную связь необходимо предоставить в течении 24 часов максимум. Если ты знаешь, что для выполнения поставленной задачи потребуется больше рабочего времени, в ответ следует отправить реальные сроки на предоставление ответа или решения.
Задача должна быть закрыта в установленные сроки. Чем больше просроченных задач, тем ниже твоя эффективность как сотрудника.
Роль "Наблюдатель" может быть только в случае делегирования задачи. Был(а) ОТВЕТСВЕННЫМ, делегировал(а) задачу, стал(а) НАБЛЮДАТЕЛЕМ.
ВСЕ ПОНЯТНО. ПРОДОЛЖИТЬ ОБУЧЕНИЕ!
Письмо - Решение (ПР).
Если тебе потребуется решить какой-то вопрос или проблему, то оформи и подай на одобрение своему непосредственному руководителю послание – Письмо-Решение (ПР).
Структура ПР:
1) Название задачи.
Указывается Тема и если вопрос касается какой-то сделки, то ее №. Ответственным назначается непосредственный руководитель, дедлайн +3 дня.
2) Тело письма.
- Наименование вида: ПР;
- Суть вопроса;
- Полная информация;
- Предлагаемое решение.
Если есть какие-либо документы, на которые вы ссылаетесь, то их необходимо прикрепить к задаче.
3) Решение.
Пишет руководитель в комментариях к задаче.
1) Название задачи.
Указывается Тема и если вопрос касается какой-то сделки, то ее №. Ответственным назначается непосредственный руководитель, дедлайн +3 дня.
2) Тело письма.
- Наименование вида: ПР;
- Суть вопроса;
- Полная информация;
- Предлагаемое решение.
Если есть какие-либо документы, на которые вы ссылаетесь, то их необходимо прикрепить к задаче.
3) Решение.
Пишет руководитель в комментариях к задаче.
Правила ведения ПР
Ставить ПР обязательно в случае если есть вероятность продолжения задачи/возникновения других задач на основе данной.
В задаче нет наблюдателей, если данные по задаче понадобятся другому сотруднику, то задача ему делегируется.
Заявка на денежные средства (ЗДС)
Если тебе срочно потребуются денежные средства для закрытия нужд компании, но финансовое планирование данного периода уже завершено, необходимо создать ЗДС.
Структура ЗДС:
1) Название задачи: ЗДС, название ЗДС (на что необходимы денежные средства)
2) Подробное описание ситуации.
3) Данные (указание точной суммы счета/чека)
4) Одобрение/неодобрение заявки.
5) Дополнительные файлы ( прикрепи скан счета или другого файла, которые подчеркнут необходимость данной оплаты)
6) Дедлайн 1 день.
1) Название задачи: ЗДС, название ЗДС (на что необходимы денежные средства)
2) Подробное описание ситуации.
3) Данные (указание точной суммы счета/чека)
4) Одобрение/неодобрение заявки.
5) Дополнительные файлы ( прикрепи скан счета или другого файла, которые подчеркнут необходимость данной оплаты)
6) Дедлайн 1 день.
Внимание! Если нет доступа к компьютеру, то ЗДС создается в письменном виде, по такой же структуре и передается руководителю.
Распоряжение
Если руководитель ставит задачу сотруднику, находящемуся в его прямом подчинении, то создает в Битрикс задачу с префиксом «Распоряжение»
Структура Распоряжения:
1) В названии задачи мы пишем префикс – Распоряжение.
2) В теле задачи:
- точное и емкое описание того, что требуется от сотрудника;
- выполнимые сроки дедлайна, при необходимости их можно скорректировать.
- все необходимые документы
- создать чек-лист и расписать в нем шаги выполнения задачи
1) В названии задачи мы пишем префикс – Распоряжение.
2) В теле задачи:
- точное и емкое описание того, что требуется от сотрудника;
- выполнимые сроки дедлайна, при необходимости их можно скорректировать.
- все необходимые документы
- создать чек-лист и расписать в нем шаги выполнения задачи
Рабочие задачи(РЗ)
Сотрудник ставит в Битрикс задачу другому сотруднику в соответствии с его должностными обязанностями согласно его положению на организующей схеме, он создает в Битрикс задачу с префиксом – РЗ.
Структура Рабочие задачи (РЗ)
1. В названии задачи мы пишем префикс – РЗ.
2. Рекомендации сотруднику по составлению РЗ:
- перед постановкой задачи убедись, что она находиться в сфере компетенций того, кому ты ее ставишь
- опишите саму задачу и какой результат хочешь получить
-прикрепи к задаче все необходимые документы
3. В графе соисполнителей указаны сотрудники, которые необходимы для выполнения задачи. Если четких действий для них нет, то указывать не нужно.
1. В названии задачи мы пишем префикс – РЗ.
2. Рекомендации сотруднику по составлению РЗ:
- перед постановкой задачи убедись, что она находиться в сфере компетенций того, кому ты ее ставишь
- опишите саму задачу и какой результат хочешь получить
-прикрепи к задаче все необходимые документы
3. В графе соисполнителей указаны сотрудники, которые необходимы для выполнения задачи. Если четких действий для них нет, то указывать не нужно.
Отчет
Отчет – форма задачи, которая обладает установленной руководителем периодичностью и типом составления.
Структура задачи "Отчет" :
1. В названии задачи мы обязательно пишем – отчет.
2. Форма составления, содержание и дедлайны определяются руководителем сотрудника.
3. Рекомендации сотруднику по предоставлению отчета:
- предоставить абсолютно все запрошенные руководителем данные
- прикрепить все документы, нужные для отчета и входящие в отчет
- при наличии ошибок в проделанной работе, упаде статистик, нужно описать причины возникновения такой ситуации.
1. В названии задачи мы обязательно пишем – отчет.
2. Форма составления, содержание и дедлайны определяются руководителем сотрудника.
3. Рекомендации сотруднику по предоставлению отчета:
- предоставить абсолютно все запрошенные руководителем данные
- прикрепить все документы, нужные для отчета и входящие в отчет
- при наличии ошибок в проделанной работе, упаде статистик, нужно описать причины возникновения такой ситуации.
Специалист дистанционного обучения
Регина Бабкина
Теперь ты сможешь ставить и контролировать задачи любой сложности. Добавляй чек-листы и файлы для работы. Выбирай ответственных, наблюдателей и сроки.
А как не запутаться в большом количестве задач и быстро найти нужное с помощью фильтров ты узнаешь в следующем уроке
До встречи! :)
А как не запутаться в большом количестве задач и быстро найти нужное с помощью фильтров ты узнаешь в следующем уроке
До встречи! :)